テレワークを導入したら併せて導入すべき「デジタルブック」

コロナウイルスが世界中に蔓延し、多くの企業がテレワークを余儀なくされています。

大手企業は早い段階でテレワークに切り替えているところが多く、今では中小企業においてもテレワークを導入しているところが増えてきています。

テレワークを導入した場合に、様々な「不便」を感じることがあると思いますが、そんな不便を解消してくれるのが「デジタルブック」です。

今回は、テレワークと併せて導入したいデジタルブックの魅力についてご紹介していきます。

そもそもテレワークとは

 

まず、テレワークを導入していない企業にとって、テレワークとはどのようなものかをおさらいしていきましょう。

テレワークとは

総務省が掲げるテレワークとは、「時間や場所を有効活用できる柔軟な働き方」であり、所属しているオフィス以外の場所を有効活用し、多様で柔軟な働き方の確保、通勤時間の削減、育児や介護の両立などを目的としたものです。

テレワークの種類

テレワークにはやり方に種類があり、在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス等、本来所属している場所とは異なるところでの仕事となり、必ずしも在宅勤務というわけではありません。

昨今のテレワークの現状について

昨今、新型ウイルスであるコロナウイルスが世界中に広がりを見せている中、日本においてもテレワークによる働き方が推奨され、東京都心だけではなく全国に広がり、大企業のみならず中小・ベンチャー企業にも導入されてきています。

新型コロナウイルスが収束した後も、このようなテレワークによる働き方はこのまま活用されていくところが多いだろうと言われています。

なぜテレワークには「デジタルブック」なのか

 

このようなテレワークによる働き方において、なぜデジタルブックが有効に利用できるのか、それぞれメリットを見ていきましょう。

社内文書をデジタルブックにする利点

テレワークを導入した企業においては、印刷された社内文書などを担当者が自宅に持ち帰るというケースがありますが、このような場合、書類の量が膨大な場合にはわざわざ車で運ぶことが必要であることや、セキュリティの面でも問題になるケースがあります。

しかし、デジタルブックにすることで、社内文書はデジタル化され、PC・スマホ・タブレットで場所を選ばず閲覧が可能となります。

ZoomやSkypeを利用してのネット会議においても、ネット上にあるデータを閲覧することが可能なため、メールやチャットで簡単に共有でき、離れていても同じデジタルブックを見ながら社員間で打ち合わせが可能となります。

インサイドセールスで活用する利点

営業の方が、本来社外のお客様へ営業の時に配布する資料やカタログなども、デジタルブックを活用することによって電子化されたデータを送るだけでお客様に情報を提供することができます。

特にテレワークによるインサイドセールスでは、紙のカタログでは情報を伝えにくいため、デジタル化しておく必要があるでしょう。

デジタルブックでは、メールやチャットで簡単に共有でき、自社のパンフレットや商品カタログを紹介する際にも、URLを伝えるだけで同じデジタルブックを見ながらお客様との商談が可能です。

クラウド利用できるデジタルブック

デジタルブックの中でも、特にクラウド利用の場合、会社にいる時と同じように、自宅のPCからデジタルブックを作成することができます。

クラウド版の利点

デジタルブックをクラウドで利用する利点は、パソコンとネットさえあれば、ブラウザによる利用で作業ができるため、環境に依存することなく利便性が高いのが特徴です。

クラウド版デジタルブック(meclib)の特長

クラウド版デジタルブックの特徴として、meclib(メクリブ)というサービスを例に挙げてご紹介すると、自宅のPCからデジタルブックの作成・配信が可能であり、ライセンスによる利用人数制限が無いため、1つの契約で、自宅、会社、日本全国どの場所でもデジタルブックを作成・閲覧することができます。

 

<クラウドサービス「meclib」>

・専用ソフトが不要で、どこからでも作成可能

・ユーザー数の制限なし

・クラウド版なので操作が簡単

・管理機能があり煩雑にならない

・パスワードを用いたアクセス制限も可能

 

デジタルブック作成システムmeclib(メクリブ)

 

新型コロナウイルス対策にも

テレワーク導入のきっかけになった企業の中には、新型コロナウイルス対策として動き出した企業が多いでしょう。

しかし、テレワークをしていても、人との接触があれば対策も意味のないものになります。特に、印刷物は不特定多数の人が触れるため危険がありますが、デジタルブックは個人の端末で見られるため接触機会もなく安全に利用することができます。

まとめ

これまで、テレワークにおすすめのデジタルブックについてご紹介してきました。

新型コロナウイルス対策としてテレワークを導入されている企業も多いと思いますが、このような状況だからこそ、「働きやすさ」「便利さ」を意識し、様々な部分において今まで以上に改善することが求められていくでしょう。